Beds24 est un logiciel de réservation et de gestion des canaux destinées aux "propert managers", hôtels, auberges, camping etc.



En charge de la mise en place : 

Dans le cadre de cette intégration, la mise en place se fait coté Swikly, elle peut aussi être menée en toute autonomie en suivant le tutoriel ci-dessous.

 



Voici la liste des fonctionnalités disponibles dans l’intégration Swikly/Beds24 :


  • Type de demande
    • Caution uniquement 
    • Paiement uniquement
    • Caution + paiement du solde

 

  • Mode d’envoi de vos demandes : 
    • Par email
    • Par SMS

 

  • Automatisation en fonction de : 
    • Logement réservé
    • Source de la réservation
    • Date du séjour

 

  • Comment suivre mes demandes : 
    • Depuis Beds24, sur la liste des bookings et sur la fiche séjour, onglet "Infos"
    • Depuis Swikly, sur votre tableau de bord


  • Montant de mes demandes : 
    • Caution : Variable récupéré depuis Beds24, dans la tarification par hébergement
    • Paiement du solde : Variable récupéré depuis Beds24


  • Relance automatique : Oui 

 



Tutoriel d'intégration


1) Connexion passerelle et choix de l’option


2 informations de Beds24 sont nécessaires pour lier votre compte Beds24 à Swikly et doivent être reportées dans la configuration Swikly, partie « Mes infos » :

  • L’« Account Number », l’identifiant de votre compte Beds24 : récupérez votre « Account Number » en cliquant sur Settings -> puis, dans le menu à gauche, cliquez sur Account. Vous verrez en haut de la page la partie « Account info » dans lequel se trouve votre Account Number. Copiez cette information dans votre profil Swikly comme précisé ci-dessous.
  • L’« Account Key», la clé de votre compte Beds24 : Procédez de la même manière en récupérant l’« Account key » dans Beds24 et en copiant cette information dans votre profil Swikly. Pour récupérer votre Account key dans Beds24, cliquez sur Settings -> Account -> Account access. Intéressez-vous aux blocs «Api Key » (à partir du 4ème en partant du haut). Si les informations de l’un de ces blocs sont déjà renseignées, copiez l’API Key que vous souhaitez et coller là dans votre profil Swikly. En revanche, si aucun des champs ne sont renseignés, il est nécessaire de créer une API Key :

      • Dans « API key », renseignez la suite de caractère de votre choix ou cliquez ici pour générer une clé aléatoire .

      • Dans « API key Access » : selectionnez « allow any IP ».
      • Cliquez sur « Save » puis copiez l'API Key prélablement saisie pour ensuite la coller dans « Clé api de votre compte » sur votre compte Swikly.
  • Cliquez sur « Valider » et vous verrez apparaître « compte enregistré ». Votre compte Beds24 est lié à votre compte Swikly !

Après avoir connecté votre compte Beds24 au compte Swikly, une nouvelle fenêtre apparaît pour vous permettre de connecter chacune de vos propriétés à Swikly.

Lier vos propriétés à Swikly :

Pour rappel, Beds24 fonctionne avec les concepts de « propriété » et de « room ». En fonction de vos usages, vous avez peut-être décidé de n’utiliser qu’une seule propriété avec différentes « room », chaque room représentant un hébergement. A contrario, peut être utilisez-vous plusieurs propriétés Beds24 pour gérer vos locations. Dans tous les cas, pour que l’intégration Swikly / Beds24 fonctionne correctement vous devez lier chaque propriété Beds24 à votre compte Swikly. Ces connexions sont nécessaires pour permettre à Swikly de mettre à jour Beds24 lorsque qu’une caution est déposée par un de vos guest. Si vous créez par la suite de nouvelles propriétés, il faudra les ajouter dans votre profil Swikly. Ne vous inquiétez pas, en cas d’oubli, nous vous informerons.

Pour lier vos propriétés, 1 information de Beds24 est nécessaire et doit être reportée dans la configuration Swikly : La clé de votre propriété.

  1. Dans Beds24 : Settings -> Properties -> Link, créez une clé (si ce n’est pas déjà le cas) pour votre propriété dans « propKey » (Clé unique à cette propriété, vous ne pouvez pas utiliser la même clé pour toutes vos propriétés).
  2. Dans Swikly, insérez la clé que vous venez de créer dans Beds24 dans la partie « Clé de votre propriété ».
  3. Cliquez sur « Ajouter » et votre propriété apparaîtra juste à côté.
  4. Renouvelez l’opération pour chacune des propriétés que vous voulez lier à Swikly.

Caution ou Paiement ?

Choisissez l’option qui correspond à vos besoins :

  • Caution uniquement : le formulaire Swikly demandera une empreinte de carte bancaire pour sécuriser un montant de caution.
  • Paiement uniquement : le formulaire Swikly demandera d’encaisser le solde.
  • Caution + Paiement : le formulaire Swikly recueillera la caution et le paiement du solde sur la carte bancaire en une seule transaction.



2) Mise en place 



Configurez les langues que vous souhaitez

Pour envoyer vos e-mails en différentes langues, vous devez d’abord choisir les langues que vous souhaitez. Pour cela, allez dans Settings -> Booking Page -> Internationalization -> Cochez les langues que vous souhaitez (en l’occurrence, Swikly est disponible en français, anglais, allemand, italien, espagnol, neerlandais) et cliquez sur Save.

Puis, lors du paramétrage de vos Auto Actions, vous devrez configurer chaque e-mail en chaque langue que vous souhaitez. (nos modèles d’e-mails sont disponibles en français, anglais, allemand, italien, espagnol et neerlandais).

Pour finir, vous devez configurer des Actions Automatiques (Auto Actions) pour que les demandes de cautions/paiements s’envoient automatiquement.

Configurez vos Auto Actions

La configuration des Auto Actions permettra d’envoyer les mails de demande de dépôt de caution et de relance automatiquement, ainsi que de faire apparaître un tag sur votre tableau de bord Beds24 quand une caution est déposée ou un paiement effectué. Une fois ces Auto Actions configurées, vous n’avez plus rien à faire. Tout se fera automatiquement.

  1. Dans Beds24, allez dans Settings -> Guest Management -> Auto Actions.
  2. Cliquez sur « Create New Action », puis sur « edit » pour la configurer.
  3. Une fois arrivé(e) dans l’Auto Action, dans « Trigger Action », sélectionnez « Auto » pour que vos Auto Actions s’envoient automatiquement après votre paramétrage.
  4. Dans « Name », nommez votre action (ex : demande de dépôt de caution).
  5. (Toutes les catégories non citées sont à laisser par défaut, telles qu’elles le sont déjà)

  6. Vous allez ensuite voir une partie « Trigger » (« déclenchement », en français). Cette partie permet de paramétrer votre Auto Action. Vous pouvez choisir pour quelles propriétés votre Auto Action se déclenchera, pour quelles sources, mais aussi la période d’envoi, etc.
      • Dans « Property », sélectionnez « All owned by account » : pour sélectionner toutes les propriétés que vous avez ajoutées dans Beds24.
      • Dans « Room », sélectionnez « All » : si vous souhaitez ne sélectionner qu’une seule “room” en particulier, vous devez d’abord sélectionner la propriété dans laquelle se trouve votre room, puis cliquez sur “Update” en bas à droite.
      • Dans « Trigger event », sélectionnez « check-in » : En l’occurrence, il faut choisir “ check-in” pour que l'e-mail s’envoie avant le check-in.
      • Dans « Trigger time », sélectionnez « -10 jours » : Le Trigger Time permet de choisir combien de temps avant le check-in l'e-mail de demande de caution s’envoie. Nous vous conseillons entre 7 et 10 jours avant le check-in pour laisser le temps au guest de déposer sa caution. Sélectionnez “-10 jours” pour que l’e-mail s’envoie 10 jours avant le check-in. Si le vous souhaitez, vous pouvez choisir de l’envoyer seulement 5 jours avant la réservation, par exemple.
      • Dans « Time window », sélectionnez « 365 days » : le “time window” définit la période pendant laquelle l’action est autorisée à se déclencher. Choisissez une période assez large pour couvrir des réservations prises très à l’avance.
      • Dans « Booking source », sélectionnez toutes les sources que vous souhaitez. Attention, AirBnb a déjà son propre système de prise de caution, il est donc judicieux de ne pas sélectionner AirBnb, au risque de demander une caution qui a été déjà déposée.
      • Dans « Booking status », sélectionnez « request » : en sélectionnant “request”, votre Auto Action se déclenchera à chaque demande de reservation. Vous pouvez sélectionner “Confirmed” mais dans ce cas-là, cela voudra dire que vous avez confirmé la reservation avant le dépôt de caution.
      • Dans « Invoice Balance », sélectionnez « Between »: puis insérez « 0 » dans la 1ère case et le montant maximal de vos réservations dans la 2ème (insérez par exemple 99999) ».
  7. Dans la partie « Messaging » :
      • Dans « Send message », sélectionnez « Guest email » : l'e-mail sera alors envoyé à votre guest et à l’adresse mail saisie dans la partie ci-dessous « internal email adress ».
      • Dans « Internal Email address », renseignez votre propre adresse e-mail pour recevoir une copie de chaque mail envoyé.
      • Dans « Email reply to », vous pouvez choisir une adresse e-mail sur laquelle vos guests peuvent répondre. Laissez cette case vide pour utiliser votre adresse mail en tant que mail de réponse.
      • Dans « Subject », définissez l’objet de votre e-mail.
      • Pour configurer le contenu de votre e-mail, allez dans « HTML » :
      • Si vous avez déjà un modèle d’e-mail existant, il vous suffit d’ajouter le lien Swikly dans votre e-mail : Après avoir cliqué sur « edit » afin de modifier le template d’e-mail, copiez et collez ce lien:

        https://secured.swikly.com/beds24/[ACCOUNTID]/secure/[BOOKID]/[PROPERTYID]

        Si vous n’avez pas déjà créé de mail, 2 options s’offrent à vous :

      • Rédigez vous-même l'e-mail de demande de caution en y insérant le lien suivant:
      • https://secured.swikly.com/beds24/[ACCOUNTID]/secure/[BOOKID]/[PROPERTYID]
      • Utilisez les templates de mails que nous avons créé pour vous : rendez-vous dans la partie « Templates » sur votre profil Swikly. Attention, nos templates sont rédigés en HTML, il faut donc cliquez sur « Source » avant d’insérer le template.
      • Laissez le reste vide.
  8. Dans la partie « SMS »
      • Grâce à Beds24, vous pouvez également envoyer vos demandes de cautions et relances par SMS.

      • Dans « Send SMS Message », sélectionnez « Enable » si vous souhaitez envoyer vos demandes par SMS.
      • Dans « Phone number », écrivez exactement « [GUESTMOBILE] ».
      • Dans « SMS message », rédigez le sms que vous souhaitez envoyer à vos guests, en prenant soin d’ajouter le lien de demande de caution et/ou paiement:
      • https://secured.swikly.com/beds24/[ACCOUNTID]/secure/[BOOKID]/[PROPERTYID]
      • Laissez les autres catégories par défaut et sauvegardez votre Auto Action en cliquant sur Save.
  9. Pour finir, vous pouvez configurer une deuxième Auto Action si vous souhaitez envoyer e-mail automatique de relance. Pour renouveler l’opération en conservant tous les champs que vous avez saisi précédemment, retournez dans votre auto action en cliquant sur « edit » en vert, puis cliquez sur « Save as copy » en bas de la page. Votre Auto Action est alors dupliquée. Seulement 3 modifications sont à effectuer pour configurer l’e-mail de relance:
      • Partie « Trigger », dans « Trigger Time » : sélectionnez « -3 jours » pour que l'e-mail de relance s'envoie automatiquement 3 jours avant le check-in.
      • Partie « Trigger », dans « Booking status » : sélectionnez « All not canceled ».
      • Partie « Trigger », dans « info code », écrivez:
      • !Swikly deposit

Cette configuration permet d’envoyer une relance au guest que dans le cas où la caution n’est pas déjà déposée (i.e. le tag « Swikly deposit » n’est pas affecté à la réservation).

Et sauvegardez ! La configuration est terminée, vous pouvez désormais tester si tout fonctionne correctement.