BookingSync est un logiciel professionnel de location saisonnière, idéal pour plus de 20 propriétés. Grâce à l'App Swikly pour BookingSync, vous pouvez automatiser vos demandes de cautions.



En charge de la mise en place :

Dans le cadre de cette intégration, la mise en place se fait coté Swikly, elle peut aussi être menée en toute autonomie en suivant le tutoriel ci-dessous.


 

Voici la liste des fonctionnalités disponibles dans l’intégration Swikly/PMS :


  • Type de demande
    • Caution uniquement 
    • Paiement uniquement
    • Caution + paiement du solde

 

  • Mode d’envoi de vos demandes : 
    • Par email

 

  • Automatisation en fonction de : 
    • Logement réservé
    • Source de la réservation
    • Date du séjour

 

  • Comment suivre mes demandes :
    • Depuis BookingSync, dans la liste de réservations
    • Depuis Swikly, sur votre tableau de bord


  • Montant de mes demandes : 
    • Caution : Variable repris depuis le PMS
    • Paiement du solde : variable reprise depuis le PMS


  • Relance automatique : Oui

 




Tutoriel d'intégration



1) Liaison de votre compte Swikly et de votre compte BookingSync

  • Connectez-vous à votre compte BookingSync, allez dans l’App center et cliquez sur Swikly. 
  • Cliquez sur « Installez »
  • Une fois installé, renseignez votre identifiant Swikly, (votre adresse email de connexion) et votre mot de passe.
  • Et c’est tout ! Votre compte Swikly est rattaché à votre compte BookingSync



   


2) Mise en place


Une fois l’application Swikly installée, vous devez sélectionner l’option d’utilisation qui vous convient le mieux  depuis Swikly. Pour cela, il faut aller dans l'espace "Partenaires" de votre compte Swikly, puis "Bookingsync". Vous n'avez plus qu'à cocher l'option de votre choix:

  • Caution uniquement
  • Paiement uniquement
  • Caution + paiement



Une fois l'option sélectionnée, vous devez créer des notifications pour envoyer vos demandes depuis l'App "Notifications" de votre compte BookingSync.


  • Si vous avez déjà des Notifications BookingSync configurées pour vos demandes, vous pouvez simplement les adapter en copiant et collant le lien ci-dessous dans vos modèles. Il permet d’afficher le bouton Swikly et ainsi de rediriger vos clients vers votre formulaire Swikly.
https://secured.swikly.com/bookingsync/{{booking.synced_id}}/secure/{{ booking.reference }}


  • Si vous n’avez pas configuré de Notifications ou que vous souhaitez envoyer un email spécifique pour vos demandes, vous pouvez suivre les étapes. Si ce n’est pas déjà fait, vous devez au préalable installer l’application de Notifications BookingSync à partir de l’app-center BookingSync.

 

Swikly vous propose d’installer deux notifications. La première est à envoyer quelques semaines/jours avant le début de la location. Elle explique à votre client la marche à suivre pour sécuriser sa caution et éventuellement payer le solde de la location.


  • A partir de l’application Notifications de BookingSync, créez une nouvelle Notification.
  • Configurez là en lui donnant un nom et en appliquant obligatoirement les filtres suivants dans "Booking filters" (Il vous est possible d'ajouter d'autres filtres adaptés en fonction de votre contexte) :
    • Not canceled bookings
    • Bookings without any of the selected tags ; Bookings tags : Deposit Secured
    • Bookings with any selected sources ; Sources : Booking.com, HomeAway (Par exemple)
    • Require client email


Ces filtres permettent d’envoyer des demandes de cautions à toutes les réservations non annulées, toutes les réservations qui non pas le tag « Caution sécurisée », toutes les réservations provenant des sources suivantes : Booking.com et HomeAway, et toutes les réservations dont on connaît l’adresse mail.

Vous pouvez évidemment choisir d’autres sources pour l’envoi de vos demandes.

Tous ces paramètres sont adaptables en fonction de votre activité et de votre contexte de location.






  • Ensuite, configurez la période d’envoi : vous devez choisir à quel moment vous souhaitez que l’email de demande de caution soit envoyé puis quand la première relance doit être faite. Par exemple, 10 jours avant le début de la location et 3 jours avant l‘arrivée si la caution n’est pas sécurisée. 




  • Pour finir, vous pouvez copier-coller les modèles d’emails proposés par Swikly. (Disponible partie « Installation » de l’App Swikly dans BookingSync). N’oubliez pas de choisir la bonne langue et de préciser l’objet de votre email.
  • Finalisez la création de votre Notification en cliquant sur le bouton « Create Notification » en bas à droite de l’écran. Vous pouvez ensuite tester, puis activer votre Notification BookingSync !



Votre première notification est créée, il faut maintenant en créer une deuxième pour envoyer une relance à vos clients.

La seconde Notification BookingSync est habituellement planifiée 1 ou 2 jours avant le début de la location. Elle permet de relancer le client s’il n’a pas encore déposé sa caution. 

  • La démarche est la même, il vous suffit simplement de créer une seconde notification avec les mêmes paramètres, en adaptant la période d’envoi. Généralement, nous conseillons d’envoyer une relance 2 jours avant l’arrivée du client.  



Tout est prêt, vos demandes de cautions et/ou de paiement s'enverront automatiquement, au bon moment !



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Questions complémentaires sur l’intégration avec BookingSync


Comment savoir si mon client a déposé sa caution et/ou payé sa réservation ? 


Quand un client sécurise un dépôt de caution, la balise BookingSync représentée par un petit cadenas bleu sera affichée sur votre tableau de bord BookingSync (liste de réservations). Le solde payé sera également mis à jour dans votre tableau de bord en affichant la jauge de paiement en vert. 


Voici le résultat sur votre tableau de bord :




Comment visualiser les mails envoyés à mes clients ? 

 

Afin de visualiser les contenus envoyés à vos clients, il vous suffit d’ouvrir l’application de Notifications BookingSync », vous verrez alors apparaitre l’ensemble des notifications créées comme ci-dessous : 




En cliquant sur « show » à droite de la page, vous pourrez visualiser les mails envoyés à vos clients avec tous les filtres configurations choisis sur la gauche.




Comment retrouver un mail envoyé ? 


Dans l’application Notifications de BookingSync, cliquez sur l’onglet « sent » à gauche, pour voir tous les mails qui ont été envoyés à vos clients.

Pour faire une recherche par référence de réservation, nous vous invitons à utiliser la commande CTRL+F, à insérer la référence dans la barre de recherche qui s’affiche : les mails contenant cette référence seront surlignés en jaune. 

Depuis cet onglet, vous pouvez également renvoyer les mails en cliquant sur « resend » ou vérifier s’ils ont été ouverts par vos client en cliquant sur « stats ».